Duidelijkheid en overzichtelijk zijn de kenmerken die binnen de financiële dienstverlening tellen.
De leden dienen goed op de hoogte te worden gesteld over de opbouw de jaarbegroting en hun V.v.E.-bijdrage en eventuele overige bijdragen als servicekosten. B&O heeft voor haar klanten gekozen voor een transparant administratiepakket die door de V.v.E. eigenaars via een web-applicatie (VVE-Dossier) vanaf de B&O website kan worden ingezien.
Naast de begroting en V.v.E-bijdrage kunnen overzichten ten behoeve van debiteuren, reserveringen, balans, facturen en bewaking begroting versus uitgaven worden ingezien. Daarnaast kunnen documenten als de notulen, verzekeringspolissen en overige documenten worden opgevraagd.
Binnen het V.v.E.-beheer heeft B&O de uit te voeren financiële beheertaken in een 5-tal groepen als volgt onderverdeeld:
- Begroting en bijdrage
- Crediteuren administratie
- Debiteuren administratie
- Jaarrekeningen
- Assurantie beheer
Binnen het Financieel Beheer mag u van ons de volgende standaard werkzaamheden verwachten:
Begroting en bijdrage
- Het eenmalig opzetten en onderbouwen van de begroting en het toe rekenen van de maandelijkse individuele bijdrage in overeenstemming met de Akte van Splitsing;
- Jaarlijks opstellen van een concept jaarbegroting en bijbehorende V.v.E.-bijdrage op eigenaarsniveau; Het, na goedkeuring van de ALV, definitief maken van de jaarbegroting en het schriftelijk informeren van de eigenaars inzake de definitieve V.v.E.-bijdrage
Crediteuren administratie
Het in overleg met het bestuur van de V.v.E. voorbereiden van de Algemene ledenvergadering, hierbinnen is begrepen onderstaande werkzaamheden:
Openen van één betaalrekening met hier aan gekoppeld een internet spaarrekening op naam van de V.v.E. bij de huisbankier (ABN-AMRO) van B&O
- Registreren, inboeken en archiveren van alle door de V.v.E. ontvangen facturen
- Namens de V.v.E. tijdig betalen van de facturen
- Het namens de V.v.E. verzorgen van alle ontvangsten, zoals incasso’s en diverse vergoedingen
- Het doen van alle financiële uitgaven een en ander in overeenstemming met de mandaten afgegeven door de V.v.E.
- Het, indien de uitgavenprognose dit toelaat, per kwartaal afromen van de betaalrekening naar de spaarrekening van de vereniging
Debiteuren administratie
- Het bijhouden van de financiële administratie per appartementseigenaar van de V.v.E.
- Incasseren namens de V.v.E. van alle aan de V.v.E. verschuldigde maandelijkse of jaarlijkse bijdragen en overige bijdragen waaronder tevens de eenmalige bijdragen als vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van de VvE bij de individuele eigenaren. De individuele eigenaar ontvangt hiervoor eenmalig een bijdragebrief namens de V.v.E., er worden geen maandelijkse facturen verzonden
- Bewaken van eventueel optredende achterstanden in betaling volgens een wettelijk vastgestelde incassoprocedure. Het toesturen van betalingsherinneringen bij verzuim van tijdige en volledige betaling van periodieke voorschotbijdragen, definitieve bijdragen en/of eenmalige bijdragen en het voeren van een incassoprocedure. En het informeren van het bestuur inzake achterstanden
- De melder en de aannemer ontvangt via de beheerder een E-mailbericht met de gedane melding en gereed melding
Jaarrekeningen
- Verwerken van alle ontvangsten en uitgaven in de grootboekadministratie
- Opstellen van de jaarstukken van de V.v.E. naar model Beheerder, bestaande uit het opstellen van de balans met toelichting, exploitatierekeningen, overzicht voor- en achterstanden leden, overzicht boekingen per grootboekrekening en facturen, toelichting grootboekrekeningen en jaarbegroting
- Begeleiden van de kascommissie inzake de jaarlijkse controle de gevoerde administratie. Bij goedkeuring kan zij de Algemene Leden Vergadering haar verklaring van goedkeuring op deze stukken overleggen. Inzage van de stukken en overleg geschiedt tijdens kantooruren
Assurantie beheer
- Afsluiten van verzekeringen op naam van de VvE op basis van de akte van splitsing
- Zorgdragen voor voldoende verzekerd houden van het gebouw tegen schade als gevolg van brand en/of andere gevaren en het jaarlijks controleren op de juistheid van de afgesloten polissen en het zo nodig actualiseren van de gegevens
- Het in ontvangst nemen van de schademeldingen en deze doorsturen naar de verzekeraar en melding maken bij het bestuur
- Voortgang bewaking inzake de schade, de herstelwerkzaamheden, de financiële afwikkeling van schademeldingen bij de verzekeringsmaatschappij en rapporteren c.q. terugkoppelen over de afwikkeling van de schade aan het bestuur en andere belanghebbenden
- Het claimen van de gemaakte kosten voor schaderegeling bij de verzekeraar
- Het, uit naam van de VvE, laten uitvoeren van de “taxatie herbouwwaarde” en/of een “waardebepaling”, die nodig is/zijn voor het correct verzekerd houden van het onroerend goed
- B&O VVE-Beheer is in het bezit van een (onder-)vergunning en kan dus zelfstandig verzekering werkzaamheden voor en namens de V.v.E. uitvoeren
Additioneel financieel beheer
Naast de standaard opgenomen financieel beheertaken kan B&O VvE-Beheer ook o.a. onderstaande additionele dienstverlening verzorgen:
- Zorg dragen voor de administratieve verwerking m.b.t. servicekosten en afrekening met eigenaar, dit betreft veelal afrekeningen m.b.t. water, Elektra, CV of anders
- Verstrekken van tussentijdse financiële informatie in de vorm van een voor de V.v.E. specifiek op maat gesneden rapportage
- Het, op verzoek van de V.v.E., en voor rekening van de V.v.E., aanvragen van een accountantsrapport en het in verband hiermee verstrekken van informatie over en inzage geven in de administratie
- Het beheren van gelden van de VvE die op andere bankrekeningen staan dan van de huisbankier van B&O
